¡Y el cántaro se rompe!

“Una colilla de cigarro más… un cenicero que va a reventar –ya no puedo más, no puedo más- la misma historia triste y sin final el mismo cuento de nunca acabar y la carcajada de otra madrugada…” Palabras más, palabras menos se repiten con frecuencia en mi cabeza cuando estoy colmada de tareas que ya se perdieron en mi agenda, el tiempo juega en mi contra, la demanda familiar me respira en el cuello y la seguridad de no cumplir impera.

Escucho a mi jefe: ¡Pero delega, te ahogas en un vaso de agua! A lo que yo respondo: Si no lo hago yo, será un completo desastre. Esto se ha convertido en un círculo vicioso porque no delego, me paraliza el miedo, me hago un montón de preguntas, mi equipo me grita frecuentemente que no tienen el mismo nivel de responsabilidad que yo y entonces vivo presa en la oficina pidiéndole al reloj que no se desboque, a los correos electrónicos que se multiplican como la basura y la alarma que no deja de recordar el inicio de reuniones.

Personas con este problema abundan por todo el campo de las organizaciones sin distinción de tamaño y es pertinente detectar las causas para abordarlas y poner en marcha soluciones acertadas y sobre todo sostenibles. Miedo a entregar la responsabilidad, ¿a qué se debe el miedo?

 Veamos un par de posibles causas:

1. Miedo a que la calidad del trabajo disminuya.

2. Miedo a entregar la responsabilidad porque mi liderazgo se verá impactado.

Otra causa que puede registrarse es la falta de tiempo para delegar una o varias tareas y sí, es cierto, para delegar se necesita tiempo y también paciencia.

Para empezar, desmitifiquemos que la calidad del trabajo se impacta negativamente cuando otra persona toma la batuta de la actividad, estemos al tanto que hay formas de evitar que esto ocurra:

1. Pensar agudamente quién es la persona con más competencias blandas y técnicas para desempeñar esta actividad, por ejemplo, conocimientos de habilidad numérica, planificación, responsabilidad, entre otras capacidades requeridas para la actividad.

2. Crear un paso a paso o manual de procedimiento de la actividad a desempeñar que nos permita explicar en detalle en qué consiste, la fecha de entrega, personas contactos de consulta, cuánto tiempo se invierte en la realización de la actividad, quién(es) está(n) esperando por esta actividad, si la actividad requiere el uso de un sistema (entrenamiento y mesa de ayuda del sistema) y otros detalles que considere quien delega. Cuando entrenas al delegado en el manual de procedimiento tienes el soporte para reclamar cuando se incumpla y, además, existe un documento escrito que está al alcance del delegado para su consulta.

3. Diseñar un plan de seguimiento con líneas de tiempo y objetivos específicos que procuran alcanzarse antes de la entrega final y, que deben estar en común acuerdo con el delegado.

4. Entregar  la actividad al delegado con la confianza que, teniendo las herramientas y el soporte necesario podrá desempeñarlo a cabalidad. La confianza se construye y también se ejerce.

5. Tener paciencia es un factor importante para entender la curva de aprendizaje del delegado, el número de consultas que tenga a bien hacer, las ausencias del delegado y el impacto si no tuviera un suplente más que el jefe. Es importante recordar que la actividad está siendo delegada, debes respetar la responsabilidad que ahora tiene el delegado. Que tu impaciencia no te lleve a tomar la actividad de nuevo.

Tu liderazgo no se impacta cuando delegas

Recuerda que estás ofreciendo la oportunidad a un miembro de tu equipo que mejorará su crecimiento y proactividad, descubrirá competencias valiosas para el delegado y para la organización. Estás permitiéndote conocer más a los miembros de tu equipo y, en el medio laboral estás abriendo espacio para encargarte de actividades que te competen y algunas que han sido descuidadas y que ahora con este plan te permiten optimizar tu tiempo con lo cual podrás entregar resultados oportunamente, ofrecer claridad y sosiego primero a ti, después a tu familia, a tu jefe y a tus supervisados. Un jefe colmado de actividades sin resolver tiene dificultades para comunicarse efectivamente, permanece irritable, no puede ofrecer calidad de tiempo para entregar resultados sostenibles, para motivar a sus empleados a ser tu sucesor. Entonces te pregunto, ¿A quién se le ocurriría la osadía de seguir tus pasos bajo condiciones de estrés permanente?

Adicionalmente, con el paso a paso construido estás dejando uno o varios legados poderosos a tu sucesor, a tus homólogos, a los miembros de tu equipo y a tu jefe, si éstos se encontraran en la misma problemática que tú. También puede ocurrir que el delegado encuentre alternativas más efectivas de llevar a cabo alguno de los pasos y promover mejoras al manual y en consecuencia a los resultados de la actividad. Tiene muchísimo valor para los otros empleados, en la mayoría de los casos encontrar alternativas de solución, formas efectivas y a veces más sencillas de hacer determinadas actividades.

DELEGAR ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA, siempre y cuando se emplee de manera correcta, entendamos lo que necesitamos para ceder la actividad y así mismo dejemos atrás el mito que genera un impacto negativo. Enseñemos dando el ejemplo, colmarnos de actividades y no tener cómo responder no es lo que queremos que nuestros supervisados aprendan. Para evolucionar necesitamos diseñar estrategias distintas cuando las que están en marcha no funcionan, eso sí es deseable para nuestro equipo. Promover la creatividad y romper con la inercia. Delegar nos permitirá trabajar en un ambiente con menos presión, mayor disposición y menos agobio. Cuando entrenamos a otro en una actividad también nos estamos volviendo a entrenar nosotros mismos, conocemos más a nuestro equipo y a nosotros mismos, detectamos necesidades y fortalezas de otros y las propias. 

Es imperativo y casi obligante diseñar  estrategias que te permitan mantener el control sobre tu tiempo y tus prioridades.